La préservation numérique, un enjeu crucial de l’archivage à long-terme – table-ronde

Animée par Edouard VASSEUR, Programme Vitam

Participants à la table ronde : un représentant du CINES, Nicolas BEL (ministère des Armées), Marion HUMBERT (SIAF, ministère de la Culture)

L’intervention abordera les enjeux de pérennisation numérique, cette problématique devenant cruciale pour la profession : comment assurer la conservation et la lisibilité des archives numériques sur le temps long ?
De nombreuses actions sont actuellement entreprises afin de pouvoir assumer cet enjeu. Les intervenants de cette table ronde font partie des acteurs de la préservation et participent au Programme Vitam. En effet, les membres du Programme (équipe projet, ministères porteurs, partenaires) travaillent depuis mi-2017 sur le sujet dans le cadre d’un chantier fonctionnel dédié (travaux évoqués dans plusieurs articles de la revue Archivistes!).
Dans la continuité du chantier fonctionnel Vitam, des actions complémentaires ont été impulsées. Le ministère des Armées a lancé des ateliers sur la préservation qui ont déterminé des organisations, processus et outils. Le SIAF a piloté avec l’équipe VITAM, en partenariat avec les ministères porteurs, une AMO sur le sujet de la préservation des données numériques afin de faire un bilan de l’existant et de définir des pistes organisationnelles et stratégiques pour mettre en œuvre une politique sur le sujet.
Le CINES mène depuis plusieurs années des politiques de conservation et préservation numériques (liste de formats préconisés et acceptés…).
Les intervenants feront état de leur expérience et des leçons qu’ils en ont tiré. Ils s’interrogeront sur les mutations à mettre en œuvre pour les archivistes : les organisations à mettre en place, les savoir-faire et expertises à acquérir ou développer et les chantiers prioritaires à mettre en œuvre… Ils exposeront également la perspective d’une mise en réseau et la création d’une communauté d’experts sur le sujet.

Transmettre la connaissance sur le (très) long terme: des manuscrits à l’âge moderne

Par Michel JACOBSON, CNRS et Nicolas LARROUSSE

L’IRHT, créé en 1937, associe à sa mission première de recherche sur les manuscrits, la préservation de ses objets de recherche. La technologie utilisée, qui au début du projet était le microfilm, a bien sûr changé et les données sont maintenant stockées sur des supports numériques. Ces données, accessibles par ailleurs dans un format plus léger via le site de l’IRHT, étaient stockées sur l’infrastructure de Huma-Num.

Compte-tenu de leur fort volume, 2 millions de fichiers, le risque de se transformer progressivement en « nécropole numérique » était important : un projet de préservation sur l’infrastructure du CINES a donc été lancé. Le volume atypique de données posait la question du financement de cette préservation, mais la possibilité de passer du format d’origine (TIFF) à un format plus léger (JPG2000) en tenant compte de l’expérience de la BnF a permis de lancer l’opération.

La description d’un point de vue technique des pages des manuscrits numérisés existait à l’IRHT, et s’accompagnait pour certains manuscrits de résultats d’études scientifiques. Logiquement, afin de préserver l’intelligibilité des données, il a été décidé de rassembler toutes ces informations.

Toutes les conditions semblaient réunies pour entamer le projet : nous disposions des ressources techniques nécessaires, les différents acteurs étaient motivés, etc.

La réalité nous a rattrapé rapidement, pas moins de deux ans ont été nécessaires pour préparer les données. Même si les données et les métadonnées étaient organisées, le temps de la collecte, sur plusieurs dizaines d’années, a produit des variations qui ne sont simples ni à identifier ni à corriger sur un tel volume de données. Il nous a fallu pour mener à bien ce projet réunir une équipe de personnes aux compétences très diverses et les faire travailler ensemble. Les aspects quantitatifs ont fortement conditionné les choix technologiques et les traitements ont dû être planifiés très finement. On ne pouvait pas utiliser la même approche avec ces volumes qu’avec des corpus de taille plus modeste. Enfin sans le souvenir encore vivant du projet de collecte, il aurait été impossible de prendre certaines décisions, dont certaines étaient irrévocables.

L’accès aux bases de données : enjeux, orientations et expérimentations aux Archives nationales

Par Violette LEVY et Isabelle PEREZ-BASTIE, Archives nationales

Les Archives nationales ont acquis une expérience de 35 ans de conservation d’archives électroniques. Le principe retenu, en concertation avec les grands producteurs de données structurées comme l’INSEE et l’INED, a été celui d’un archivage des données à plat, liées aux métadonnées de représentation et à la documentation associée.
Cette méthodologie est actuellement questionnée, d’une part avec l’ouverture en novembre 2018 d’une nouvelle plateforme d’archivage électronique, d’autre part pour faire face à l’augmentation de la demande sociale en termes d’accès à ces archives. C’est pourquoi dans le cadre du projet ADAMANT, les Archives nationales ont lancé un chantier pour définir de grandes orientations en matière d’accès et de diffusion des archives numériques.
La table ronde présentera les enjeux spécifiques de l’accès aux bases de données et les pistes de réflexion des Archives nationales. Elle révélera les expérimentations en cours, à travers l’exemple du Fichier national des allocataires, base d’informations statistiques qui retrace l’historique de toutes les personnes inscrites comme demandeur d’emploi et de tous les bénéficiaires d’une allocation versée ou d’une aide accordée par le Pôle emploi (ex-Assédic/Anpe) depuis 1993. Elle fera également état des échanges fructueux que les Archives nationales ont initiés depuis l’été 2018 avec une communauté de chercheurs utilisateurs de données structurées.
L’intervention fera entendre la voix de l’archiviste responsable aux Archives nationales de la collecte et de la gestion de données structurées, et celle de l’archiviste responsable de l’accès et de la diffusion de ces archives.

Programme VITAM : Comment a-t-il séduit un tiers archiveur ?

Par Hervé STREIFF, Locarchives

Le programme VITAM porte ses fruits avec la première version dite « de production » livrée dans les temps. Après réalisation d’un prototype concluant, un tiers archiveur LOCARCHIVES a choisi VITAM pour sa nouvelle offre d’archivage électronique. Retour d’expérience sur cette implémentation privée de VITAM et éléments de décisions pour les modes d’exploitation du SAE (SaaS vs mutualisation vs intégration).

Le Cleaning Day dans l’univers numérique : une méthode partagée entre l’archiviste et l’informaticien

ParMartine FREVAL et Estelle BROSSET, Conseil départemental d’Indre-et-Loire

*Intervention proposée par la section des archivistes départementaux*

Dans le cadre du projet mis en place par au Conseil départemental d’Indre-et-Loire par la Direction des systèmes d’information et les Archives départementales sur l’accompagnement des services aux usages des outils numériques, des séances de cleaning days ont été programmées dans les services métier, afin de les aider à organiser leurs arborescences bureautiques, à mettre en place les bonnes pratiques au regard de la sécurité informatique et de la protection des données, et les aider à transposer au numérique les méthodes éprouvées pour la gestion du papier. Un an, 47 interventions et 400 interlocuteurs plus tard, il est possible de dresser un bilan de la démarche, tant sur les volumes de données et documents traités que sur la méthode de travail partagée entre les archivistes et les informaticiens, et le résultat de la sensibilisation des agents aux problématiques nouvelles de l’administration numérique.